Блог

Чек-лист при подборе офиса

Управление бизнесом Клиентский сервис Мотивация персонала
За все время ведения бизнеса с 2010 года у меня сформировались принципы, один из которых гласит: «не экономь на рабочем месте своих коллег». Условия труда должны быть настолько комфортными, насколько позволяет текущая экономическая ситуация.

Все офисы я осматриваю лично, не доверяю риелторам и фотографиям. Прежде чем договариваться о встрече и выезжать по адресу, я задаю ряд вопросов удаленно. По итогам адрес попадает в список «на просмотр» или «возможно, в другой раз», или «черный список».

В список «на просмотр» попадают адреса, по которым я езжу лично. Это кандидаты, среди которых я буду выбирать арендодателя.

В список «возможно, в другой раз» попадают объекты, которые не подошли по 1-2 параметрам. Возможно, не подошли по цене, возможно, по условиям предоплаты, возможно, по этажности. Так или иначе, этот список я изучаю в числе первых, если приходится искать офис вновь.

В «черный список» попадают адреса, куда я не позволю ступать своим сотрудникам.

Делюсь своим чек-листом с комментариями внутри.

Юридический адрес


Должен выдаваться по фактическому адресу аренды, если это единственный офис, а не обособленное подразделение. Никаких дополнительных плат за это взиматься не должно. Если арендодатель предлагает доплатить за юридический адрес, для меня это сигнал, что и в других вопросах арендодатель будет тянуть деньги за каждый чих. Работать с такими в долгосрочной перспективе не вижу смысла. Юридический адрес должен предоставляться бесплатно по месту аренды.

Часы работы офисного здания


Круглосуточно. И никак иначе. Возможно, кому-то подходит ситуация, когда охрана выгоняет засидевшихся допоздна сотрудников, но не в случае с моими бизнесами. Мои коллеги могут прийти на работу среди ночи не только чтобы поработать, но и для личных занятий. Кто-то учится английскому языку неподалеку, кто-то читает в уединении, кто-то любит подумать, стоя рядом с доской.

Охрана или пропускной режим


Я противник охраны и пропускных режимов в тех их проявлениях, в которых они преобладают в нашей стране. Если есть выбор между офисным зданием с охраной и без него, я выберу второе. К сожалению, найти такой вариант практически невозможно, поэтому из всех зол приходится выбирать меньшее. По внешнему виду проходной или по культуре охраны. Даже самый высокий сервис, предлагаемый моими коллегами, может загубить немотивированный сотрудник в форме охранника, не подчиняющийся никому, кроме управляющей компании.

Этаж и лифт


Я не беру офисы на первом и последнем этажах, а также выше третьего, если в здании нет лифта. 

Собственный вход или отдельный блок


Приоритетом у меня пользуются офисные помещения с отдельным входом, либо находящиеся в обособленном блоке.

Оплачиваемый ремонт


Помещение должно быть в идеальном состоянии (идеальное, это на 5+), а если нет, то арендодатель должен быть готов полностью компенсировать ремонт. Эти условия должны быть определены в договоре, а не устно. Мои коллеги работают только в помещениях, пригодных для ежедневного комфортного пребывания.

Наличие открываемых окон и естественного освещения


В каждом арендуемом помещении должно быть минимум одно открываемое окно, которое днем освещает комнату без верхнего света. Я изучал в лаборатории негативное влияние смешанного дневного и искусственного света, и не желаю, чтобы мои коллеги страдали от проблем со зрением. Окна должны открываться нараспашку, свежий воздух — обязательное условие для продуктивной работы. Никакая система вентиляции не способна его заменить.

Санузел


Либо собственный, либо идеально чистый общего назначения с отдельными полноценными комнатами (не перегородками). С этим возникают наибольшие трудности. В сознании вчерашнего пролетария, сдающего офисные площади в аренду, крепко забита мысль, что туалет — не та зона арендуемых площадей, за которые платят деньги, поэтому можно ограничиться минимальным удовлетворением минимальных потребностей (туалет — не витрина же). Я эту мысль не разделяю и считаю, что люди, работающие в моих компаниях, должны пользоваться туалетом, превосходящим любую витрину по чистоте.

Площадь офиса


Только после всего этого я оцениваю площадь. Можно пожертвовать несколькими метрами в угоду условий, и, наоборот, доплатить за лишние метры, если условия того стоят. Поэтому площадь является не первым критерием подбора в моем случае.

Число комнат


Минимум три. Для регионального офиса — минимум две. 1 — кухня и прихожая, 2 — переговорка/совещательная, 3 — рабочая зона. В региональном отделении можно 1 и 2 объединить.

Интернет


По адекватной цене. 

Корреспонденция


Должна быть возможность получать письма и посылки по адресу аренды без дополнительной платы за эту услугу.

Парковка


Бесплатная на территории офиса, либо обширная стихийная.

Душ


Если есть, это дополнительный плюс.

Плесень, пятна на потолке, трубы и батареи отопления, состояние пола


Это предмет для торга, если состояние офиса требует ремонта, который собственник готов оплачивать полностью.

Спортзал


В офисном здании или очень близко. Желательно, с бассейном. Без спортзала поблизости шансов, что моя компания снимет офис в этом здании, очень мало.

Транспорт в пешей доступности


Не более чем 15 минут пешком до метро, если речь о московском офисе, и не более чем 10 минут до ближайшей остановки, где есть минимум 2 различных маршрута, если речь о региональном офисе.

Тип здания


Наименьшее предпочтение отдаю бизнес-центрам, потому что в них сосредоточено все то, что я ненавижу: неадекватный ценник, грязные туалеты, неоткрываемые окна, интернет по цене золота, неприятная охрана на входе, дорогие, невкусные кафе и много пафоса вокруг. Наибольшее предпочтение зданиям бывших заводов, переделанным под офисы, лофтам, малоэтажным особнякам и офисам квартирного типа (квартиры, переведенные в нежилой фонд).

Кондиционер


Если есть — отлично, если нет — то готовы сами поставить в счет аренды, либо жить с открытыми окнами. Свежий воздух мы любим больше, чем микробов сплит-систем.

Электророзетки


Это предмет для торга. Количество и состояние розеток 220В должно быть достаточным, чтобы компания могла приступить к работе без дополнительных затрат на электрику. В моем понимании это 1 Pilot на 1 рабочее место, воткнутый в обособленную розетку. Никаких «Pilot, воткнутый в другой Pilot» — это небезопасно.

Стоимость аренды


Только теперь я смотрю на цену квадратного метра в год с учетом всех факторов. Отлично, если есть возможность заключить договор на 3 и более лет сразу.

Количество взносов и размер комиссии риелтора


Так выходит, что некоторые объекты без риелтора не снять. Если объект стоит того, я готов платить комиссию даже 100%. Это инвестиция в моих сотрудников, а не пустые затраты. При прочих равных я выберу объект без комиссии, или с меньшим объемом взносов.

Я не экономлю на условиях труда своих коллег и вам не советую. Буду рад, если кому-то этот чек-лист оказался полезен.